Pracownik ds. administracyjnych i obsługi sekretariatu

Opis zadań:

Opis stanowiska:

Do głównych zadań na stanowisku administracyjnym należy m.in.:

obsługa programu DOM 5 w zakresie niezbędnym do prowadzenia spraw administracyjnych,
sporządzanie miesięcznej listy obecności dla pracowników Spółki,
powadzenie ewidencji i sporządzanie skierowań na profilaktyczne badania lekarskie,
sporządzenie informacji o terminach ważności szkoleń BHP,
sporządzanie wniosków o organizację stażu, zatrudnienie osób bezrobotnych w ramach prac interwencyjnych i innych programów,

sporządzanie umów na ryczałt samochodowy,
sporządzanie i rejestrowanie zezwoleń na parkowanie dla pracowników i wykonawców Spółki,
weryfikacja i zatwierdzanie oświadczeń dotyczących rozliczenia ryczałtu samochodowego,
prowadzenie spraw związanych z działaniem archiwum kadrowo-płacowego,
prowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania,
zakup materiałów biurowych i wyposażenia biur Spółki, biletów sieciowych dla pracowników Spółki oraz prenumeraty wydawnictw,
przygotowanie danych do terminowego dokonania wpłat abonamentów radiowo telewizyjnych,
prowadzenie indywidualnych kart inwentarzowych przedmiotów nietrwałych będących w użytkowaniu pracowników,
koordynacja zadań związanych z przeprowadzeniem inwentaryzacji składników majątku Spółki stanowiących wyposażenie biur,
prowadzenie rejestru faktur, rachunków i innych dokumentów finansowych dotyczących usług i świadczeń dostarczanych do nieruchomości administrowanych przez Spółkę,
prowadzenie, gromadzenie i zabezpieczenie oraz archiwizowanie dokumentacji w zakresie prowadzonych spraw, zgodnie z procedurami wewnątrzzakładowymi i przepisami szczególnymi,
przygotowywanie wniosków o wszczęcie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego.

Do głównych zadań na stanowisku obsługi sekretariatu należy m.in.:

przyjmowanie i ewidencja korespondencji w dzienniku podawczym w formie elektronicznej DOM5,
adresowanie, wysyłanie i prowadzenie ewidencji korespondencji wychodzącej,
wydawanie korespondencji do poszczególnych administracji, działów i innych komórek organizacyjnych Spółki, a także urzędów,
codzienne przekazywanie korespondencji do dekretacji i podpisu,
prowadzenie rejestru kontroli zewnętrznej i wewnętrznej w Spółce,
prowadzenie rejestru faktur, rachunków i innych dokumentów finansowych,
zabezpieczenie dokumentacji oraz pieczątek w czasie nieobecności w sekretariacie oraz po zakończeniu dnia pracy,
bezpośrednia i pośrednia obsługa klienta,
przyjmowanie i rejestrowanie, skarg i zażaleń,
właściwe użytkowanie urządzeń biurowych,
obsługa centrali w zakresie łączenia rozmów telefonicznych z zewnątrz.

Inne wymagania:

wykształcenie – średnie zawodowe
wykształcenie – wyższe (w tym licencjat)

wykształcenie kierunkowe administracyjne lub ekonomiczne (średnie lub wyższe),
doświadczenie w wykonywanym zawodzie,
terminowość, rzetelność, skrupulatność, dobra organizacja pracy, obowiązkowość, odpowiedzialność za wykonywaną pracę, umiejętność podejmowania decyzji, kreatywność, dyspozycyjność, umiejętność pracy w zespole, komunikatywność, odporność na stres